30.01.2017

Автоматизация бизнеса ⇓

автоматизация бизнесаАвтоматизация бизнеса — это необходимое условие для эффективности компании. Начиная свой бизнес в большинстве случаев мы руководствуемся идеей. В дальнейшем развивая и приумножая свою идею мы «выращиваем» свой бизнес до определённого уровня и понимаем, что теряем «управляемость». В современном мире невозможно масштабировать бизнес без использования IT-технологий. Но как правильно подобрать «железо», какие программы необходимы, какие технологии применить? И как при этом не ошибиться, ведь риски велики и не только финансовые. Ответ на все эти вопросы — автоматизация бизнеса. Под этим я имею в виду не только высокотехнологичные предприятия типа Tesla или Intel, а автоматизацию таких простых задач как создание копии важных документов. В принципе уже практически невозможно придумать отрасль бизнеса без минимальной автоматизации. Ведь даже при производстве спичек и салфеток используется компьютерная техника. В данном случае я не буду вдаваться в подробности автоматизации сложного производственного процесса, а расскажу о самом распространённом виде автоматизации бизнеса — автоматизации офисов.

Автоматизация офисов

Фактически каждый офис работает с базами данных, электронной почтой, документами  и другими файлами. Довольно часто нескольким сотрудникам приходится работать одновременно с одним и тем же файлом. А как понять, кто последним вносил изменения в файл и какие? Для этого существует ряд программ, которые ведут логи по версионированию (хранят каждую редакцию или версию документа со всеми изменениями), например 1С:Архив. В своё время с помощью этого ПО я автоматизировал техническую бибилиотеку чертежей тепловозоремонтного завода. Количество чертежей — больше 1000 штук формата А0. В ручном режиме приходилось вести кучу журналов, чтобы отслеживать этот процесс.

Автоматизация электронной почты

Или например банальная вещь — работа с электронной почтой. Что сложного? Давайте усложним задачу: мы имеем 30 поставщиков товара, каждый день приходит 30-40 больших прайсов, одни в архивах, другие просто в файлах *.xls, третьи в формате *.xlsx. Для того, чтобы «втягивать» эти прайсы в учётную программу (скажем 1С) сотруднику необходимо в ручном режиме заходить через браузер в почту, открывать необходимые папки, сохранять из них вложения. Этот процесс может занимать до половины рабочего дня. А если в ящике больше 10 000 писем (1-2 года работы), то в него и вовсе зайти проблематично. А можно использовать почтовую программу. Я рекомендую TheBat! от компании Ritlabs либо его бесплатный аналог Mozilla Thunderbird. Это решение не только один из лучших почтовиков, но и способно после определённых настроек автоматически получать почту и по заданным фильтрам сохранять определённые вложения в определённые папки. Для того, чтобы обработать таких 30 писем TheBat! потратит всего-то 1-2 минуты. К тому-же вы можете хранить свою почту не на почтовом сервере, а на своём сервере или ПК (лично я не храню свою деловую переписку на чужих серверах 🙂 ). Пример автоматизации сбора базы email адресов смотрите тут.

Автоматизация бухгалтерского учёта

Большинство бухгалтерий используют продукты фирмы 1С:Предприятие. Они хорошо зарекомендовали себя удобством и надёжностью, а также гибкостью в доработке и настройке. Лично я за свою карьеру работал с базами написанными на 1С в которых: выдавались кредиты, вёлся архив чертежей, вёлся бух.учёт, работала диспетчерская служба такси, вёлся учёт и продажа фармпрепаратов большой сети аптек. Это значит, что продукт хороший. Но какой бы он ни был, он требует ухода. Обязательным параметром есть индексация и сжатие баз, а также создания копий. Это вполне можно делать руками, но процесс длительный. А если размер базы больше 20Гб, то бывает очень длительный. Для того, чтобы защитить базу данных от множества ошибок — её необходимо перевести на SQL. Лицензия его не из дешёвых, но есть вполне работоспособная бесплатная версия. Единственное существенное ограничение — размер базы не более 10 Гб (бухгалтерия торговой фирмы на 30-40 сотрудников такую базу будет «растить» 3-4 года). В самом SQL можно настроить все необходимые регламентные работы, которые он будет делать в автоматическом режиме. А из бонусов — когда база работает на SQL — её почти невозможно разрушить — это знает каждый админ и программист. Один из примеров работы с 1С:Предприятие смотрите тут.

Автоматизация операционной системы

Порой и сама операционная система требует нашего вмешательства. Но как обычно у нас не хватает времени или желания на все эти рутинные и зачастую непонятные для обычного пользователя вещи. Есть великолепное решение — планировщик задач. В него можно поместить задачу и он будет её выполнять. Но в Windows есть существенный минус встроенного планировщика — запуск заданий с единоразово либо с постоянной периодичностью (например ежедневного каждые 2 часа). Существует великолепная бесплатная альтернатива. В своей практике с помощью планировщика я автоматизировал более 250 задач сервера аптечной сети, а также делал ежедневное «лечение» и создание копий баз более 30 аптек, а затем они автоматически копировались на ftp-сервер предприятия. И это всё функционировало в полностью автоматическом режиме. И с помощью этого ПО я автоматизировал более 200 отчётов, которые автоматически создавались с пом. запущенной обработки 1С, формировалось электронное письмо, вкладывался отчёт в формате *.xls и отправлялся на указанные адреса. По сути возможности программы не ограничены и я рекомендую её всем знакомым админам, к тому же напоминаю, она совершенно бесплатна для жителей Украины.

Я могу приводить ещё десятки и сотни примеров автоматизации различных аспектов бизнеса из личного опыта. В заключении автоматизация бизнесахотел бы сказать, что даже то, что кажется вам невозможным могут знать и делать другие люди. Мы любим интересные и сложные проекты — для нас это великолепная возможность получить бесценный опыт. Для вас же сотрудничество с нами принесёт только приятные эмоции. Предложите нам серьёзную и интересную идею и мы поможем вам её воплотить в жизнь! Даже если вам просто требуется консультация — свяжитесь с нами.

Ronald