Для чего нужен ІТ-аутсорсинг и как к нему подготовиться?

ІТ-аутсорсингСегодня мы поговорим о том для чего нужен ІТ-аутсорсинг и как к нему подготовить свою компанию. Для начала необходимо понять, а нужны ли услуги ІТ-аутсорсинга вашему бизнесу? Ведь в принципе вы можете обходится услугами «приходящих» специалистов, которых можно свободно найти на досках объявлений. Если у вас на офисе 1 компьютер, то это вполне жизнеспособный вариант, но у меня есть несколько вопросов: 1) вы уверены в квалификации такого мастера? 2) вы уверены в сохранности и конфиденциальности своих документов? 3) вы уверены в качестве выполненных работ? как вы сможете это проконтролировать? 4) в случае некачественного выполнения работ какие претензии вы сможете предъявить (ведь все такие мастера работают без договоров, по устной договорённости).

И к тому-же при следующем вызове другого мастера вы заплатите больше, т.к. ему придётся разбираться в ситуации + возможно устранять действия предыдущего мастера. Он потратит больше времени и попросит больше денег. Совсем по другому выглядит сотрудничество в сфере ІТ-аутсорсинга с юридическим лицом. Всегда есть договор с чётко прописанными условиями.

Так для чего-же нужен аутсорсинг? 

  1. освободить ваш персонал (в нашем случае – IT-персонал) от рутинных и непрофильных задач;
  2. в случае отсутствия IT-персонала — заменить его частично или полностью;
  3. сконцентрировать силы сотрудников на главных для вашего бизнеса функциях;
  4. снизить финансовую нагрузку на компанию (за счёт снижения социальных затрат по з/п сотрудников + получения налогового кредита от аутсорсеров).

Добиться всего перечисленного вполне реально – если правильно подойти к аутсорсингу. Давайте ответим на самые частые вопросы: как подготовить и начать кампанию ИТ-аутсорсинга, как выбрать надежного поставщика, что можно и нельзя отдавать на IT-аутсорсинг?

Подготовка к IТ-аутсорсингу

Для начала вам необходимо провести анализ и оценить степень готовности вашей компании к переходу на аутсорсинг. Ответьте себе на вопрос: «Удовлетворяет ли меня управление IT-потребностями в компании?» Исходя из вашего ответа обрисуйте главные процессы управления IT-услугами, а также сформулируйте конкретные и выполнимые цели преобразований внутри вашей компании. Такой анализ позволит в будущем чётко сформулировать требования к компании-аутсорсеру, а также избежать затруднений. Далее вам необходимо просчитать экономическую эффективность.

Как показывает многолетний опыт в теории заказчики знают, что IT-аутсорсинг позволяет экономить, но на практике далеко не все могут правильно посчитать стоимость содержания собственной IT-службы. Так что же входит в стоимость содержания собственной IT-службы? Тут можно выделить 4 основных момента: 1) затраты на заработную плату IT-специалистов + все социальные выплаты и налоги по з/п; 2) затраты на организацию рабочего процесса (стоимость рабочих мест, включая площади, технику, мебель, возможные питание и проезд, затраты на обучение и развитие персонала, мотивационные затраты (бонусы, премии и прочее); 3) постоянно растущие затраты в связи с индексацией заработной платы и роста налоговых ставок; 4) другие затраты (управление рисками, организация  коммуникации…).

Но какой бы ни была экономия, а главным ресурсом каждой компании остаются ее сотрудники. Когда принято решение об IT-аутсорсинге, работа IT-отдела кардинально меняется. IT-специалисты компании переквалифицируются в менеджеров, главной функцией которых становится управление поставщиком услуг. Роль менеджера подходит не каждому техническому специалисту. Чтобы не потерять ценные кадры, заказчик может перевести своих сотрудников в аутсорсинговую компанию. Это снизит «кадровые риски», поскольку опытные сотрудники компании, повышая свой уровень квалификации, по-прежнему будут задействованы в предоставлении услуг вашей же компании.

Как правильно выбрать IТ-аутсорсера

От IT-инфраструктуры полностью зависит весь ваш бизнес. И от правильного выбора IT-аутсорсера зависит стабильность его работы. При выборе компании, которая в итоге подпишет с вами договор на обслуживание руководствуйтесь простыми вещами: 1) Опыт сотрудников, которые будут обслуживать вашу технику; 2) сроки выполнения условий договора; 3) аккуратность выполнения работ;  4) коммуникацию (время отзыва на возникшую проблему). После того, как вы определились с партнёром необходимо заключить с ним договор на обслуживание.

Договор должен быть чётким и понятным в первую очередь для вас.Не стесняйтесь попросить IT-аутсорсера сделать приложение к договору в котором будут расписаны непонятные для вас термины и понятия, которые встречаются в договоре. В таком случае вам будет более понятен текст договора. Ключевым показателем для решения о заключении договора станет Service Level Agreement (соглашение об уровне предоставления услуг). Именно от выбранного вами уровня и зависит финансовая сторона договора. Если вам трудно сделать выбор уровня — попросите менеджера компании IT-аутсорсера объяснить все отличия между уровнями с тем, чтобы понять какой из них больше подходит для вашей компании. Даже если вы ошиблись, то в процессе сотрудничества вы всегда можете попросить IT-аутсорсера изменить ваш уровень предоставления услуг.

Что можно, а что нужно отдать на IT-аутсорсинг?

Для начала необходимо определиться с теми сервисами, которые нужно отдать на IT-аутсорсинг. Обычно это заправка картриджей, ремонты техники. Заправлять картриджи без необходимых оборудования, помещения и обученного персонала просто глупо. Тонер, который проникает везде весьма неприятная субстанция. Марает всё, портит ваш ремонт, а хуже всего, что он садиться в ваших лёгких, что может вызвать неприятные последствия. То же касается и ремонта печатной и копировальной техники — тонер вездесущ 🙂 Если рассмотреть ремонт компьютерной и офисной техники, то тут существует возможность проводить мелкие ремонты своими силами, но стоит ли?

1) Необходима квалификация персонала;

2) Весьма дорогостоящее оборудование;

3) База запчастей и «доноров»;

4) Специально оборудованное помещение.

К тому-же нужно «заморозить» много оборотных средств в запас запчастей для техники, а оборотные средства всегда ой как нужны. В итоге все ремонты техники и заправки картриджей необходимо отдать на аутсорсинг. Эта услуга называется Service Desk. Это стандартная и наиболее популярная у заказчиков услуга. В случае сбоев Service Desk позволяет быстро принять и перенаправить звонки и своевременно устранить технические проблемы. Довольные пользователи, отсутствие технических проблем и сокращение затрат на обслуживание запросов конечных пользователей в 2 раза – вот что получит компания, отдавшая Service Desk на аутсорсинг.  Что касается программного обеспечения, то его тоже вполне возможно отдать на аутсорсинг, особенно если это касается специфического ПО либо же больших ERP-систем.

А что же оставить существующему IT-персоналу?

Производительность труда напрямую зависит от успешной работы IT-инфраструктуры. Ее передача на аутсорсинг увеличит показатели производительности, сделает расходы прозрачнее (ваши IT-специалисты уже не смогут дописать в счёт ничего лишнего), а также позволит сэкономить на покупке лицензий, обслуживании, аренде помещений и коммунальных платежах. Хороший IT-аутсорсер сократит стоимость владения приложениями для бизнеса и повысит эффективность рабочих мест. Более того, передав подрядчику автоматизацию развертывания приложений, вы снизите расходы на недешевое специализированное ПО.

А что же оставить существующему IT-персоналу? Им можно оставить функции администрирования вашей корпоративной сети и добавить функции управления поставщиком услуг IT-аутсорсинга. А что нельзя передавать на аутсорсинг? Под пристальным вниманием внутренней IT-службы должно остаться все самое сложное и важное: проектирование и развитие архитектуры. Весь жизненный цикл компании, ее прошлое и планы на будущее знают только те, кто непосредственно в ней работает. К тому же сама компания быстрее и эффективнее реагирует на изменения в своей бизнес-среде. Поэтому проектирование и развитие архитектуры должно происходить «внутри». IT-аутсорсер может в этом помогать, но не владеть процессом. Критические сервисы — это та часть IT-системы, которая отвечает за ключевые бизнес-процессы компании. Возможности быстро изменить сервис в соответствии с ситуацией на рынке, а также тенденции развития и специфика бизнеса лучше видны изнутри. Если критическими сервисами занимается внутренняя IT-служба, компания получает более структурированный сервис и может эффективно им управлять.

Заключение.

Какие из сервисов вы решите отдать на IT-аутсорсинг, а какие нет — решать только вам. Мы же можем только подсказать и помочь с выбором сервисов, ведь правильно построенный IT-аутсорсинг обеспечивает клиенту не только частичное страхование рисков при сбоях IT-инфраструктуры, но и управляемый уровень сервиса. Это именно те преимущества IT-аутсорсинга, которые позволят любой компании постоянно быть на высоте. Обратитесь в нашу компанию и мы с радостью поможем вам в этом нелёгком деле — выборе IT-аутсорсера, партнёра который поможет не только поддерживать ваш бизнес на высоте, но и сделать его более доходным.

Ronald

Добавить комментарий